Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie weiterer anwendbarer Datenschutzgesetze.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber:

• welche Daten erhoben werden

• zu welchem Zweck dies geschieht

• wie lange Daten gespeichert werden

• welche Rechte Sie haben.​

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2. Verantwortliche Stelle

Jan Kleinig Coaching
Inhaber: Jan Kleinig
Hauptstraße 28
55469 Belgweiler

Telefon: +49 6761 1209627
E-Mail: info@jan-kleinig-coaching.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist aufgrund der Unternehmensgröße nicht bestellt.

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3. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich:

• zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

• auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

• zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

• zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z.B. coachingbezogene Persönlichkeitsdaten) erfolgt die Verarbeitung grundsätzlich nur mit ausdrücklicher Einwilligung.

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4. Datenerfassung auf der Website

Hosting

Unsere Website wird über Wix.com Ltd., Israel, betrieben. Dabei können technische Daten wie IP-Adresse, Browsertyp oder Zugriffszeitpunkte verarbeitet werden.

Die Datenübertragung kann auch in Drittstaaten erfolgen. Wix verwendet hierzu Standardvertragsklauseln sowie das EU-US Data Privacy Framework.

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Cookies und Tracking

Es werden technisch notwendige Cookies eingesetzt. Weitere Cookies oder Trackingtechnologien erfolgen ausschließlich nach Ihrer Einwilligung über das Cookie-Consent-Tool.

Sie können Cookies jederzeit über Ihre Browsereinstellungen löschen oder blockieren.

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Server-Logfiles

Beim Besuch der Website werden automatisch gespeichert:

• IP-Adresse

• Datum/Uhrzeit

• Browserinformationen

• Betriebssystem

• Referrer URL.

Diese Daten dienen der technischen Stabilität und Sicherheit der Website.

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5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns kontaktieren (E-Mail, Telefon, Formular), werden Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert.

Rechtsgrundlagen:

• Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen

• berechtigtes Interesse an Kommunikation.

Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

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6. Coachingbezogene Datenverarbeitung

Coaching-Dokumentation

Im Rahmen von Coaching-Leistungen verarbeiten wir:

• Kontaktdaten

• Coachingziele und Sitzungsdokumentation

• Persönlichkeitsprofile (Deep O.C.E.A.N.)

• freiwillige Angaben zur persönlichen Situation.

Die Dokumentation erfolgt überwiegend über ein geschütztes Kanban-System (Planka), das auf eigener Infrastruktur betrieben wird.

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Deep O.C.E.A.N. Assessment

Das Assessment wird über das Deep O.C.E.A.N. Institute bereitgestellt.

Dabei können verarbeitet werden:

• Antworten zu Persönlichkeitsfragen

• daraus resultierende Persönlichkeitsprofile.

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zur Persönlichkeitsentwicklung und nicht zu therapeutischen oder diagnostischen Zwecken.

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Videocoachings (Zoom)

Für Online-Coachings nutzen wir Zoom Video Communications Inc.

Es erfolgt grundsätzlich:

• keine Aufzeichnung der Sitzungen

• jedoch können automatisierte Meeting-Zusammenfassungen durch den Zoom AI Companion erstellt werden.

Diese dienen ausschließlich der Dokumentation des Coachingprozesses.

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7. Newsletter und Marketing

Für Newsletter nutzen wir Kit.com.

Verarbeitet werden:

• E-Mail-Adresse

• optional Name oder berufliche Angaben.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Basis Ihrer Einwilligung.

Eine Abmeldung ist jederzeit über den Newsletter möglich.

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8. Automatisierungen (n8n)

Wir betreiben eine selbstgehostete Automationsplattform (n8n), über die z.B.:

• Terminbuchungen

• Newsletterprozesse

• Coaching-Workflows

automatisiert werden.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf eigener Infrastruktur über verschlüsselte Verbindungen.

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9. Kommunikation über Messenger

Zur Kommunikation können auf Wunsch folgende Messenger genutzt werden:

• WhatsApp (privat)

• Telegram

• Signal.

Dabei können technische Metadaten durch die jeweiligen Anbieter verarbeitet werden.

Wir empfehlen für besonders sensible Inhalte weiterhin primär E-Mail oder Videocalls.

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10. Dokumentenmanagement und Selfhosting

Zur sicheren Datenverarbeitung nutzen wir überwiegend selbst betriebene Systeme:

• Paperless-NGX (Dokumentenmanagement)

• Planka (Coaching-Dokumentation)

• NAS-/Serverinfrastruktur mit verschlüsselten Backups.

Diese Systeme sind durch:

• Zugriffskontrollen

• Netzwerksegmentierung (VLAN/DMZ)

• Firewallmaßnahmen

• Transportverschlüsselung

abgesichert.

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11. Datensicherheit und Backups

Zur Sicherstellung der Datenintegrität nutzen wir:

• verschlüsselte lokale Backups

• physisch getrennte Offsite-Backups

• zusätzliche verschlüsselte Cloud-Backups.

Diese Maßnahmen dienen der Verfügbarkeit und Sicherheit personenbezogener Daten.

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12. Speicherdauer

Soweit nicht anders angegeben:

• Coachingdaten: bis zu 3 Jahre nach Abschluss

• Vertrags- und Rechnungsdaten: bis zu 10 Jahre

• Newsletterdaten: bis zum Widerruf

• Kommunikationsdaten: ca. 1–3 Jahre.

Danach erfolgt Löschung oder Anonymisierung.

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13. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe erfolgt nur:

• zur Vertragserfüllung

• bei gesetzlicher Verpflichtung

• bei berechtigtem Interesse

• bei Einwilligung.

Mit Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß DSGVO.

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14. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)

• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

• Löschung (Art. 17 DSGVO)

• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

• Widerspruch gegen Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

• Widerruf erteilter Einwilligungen.

Anfragen richten Sie bitte an:

info@jan-kleinig-coaching.de

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15. Beschwerderecht

Sie können sich jederzeit bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in Ihrem Wohnsitzstaat oder dem Sitz unseres Unternehmens.

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16. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird regelmäßig überprüft und angepasst, insbesondere bei:

• neuen technischen Entwicklungen

• Änderungen der Geschäftsprozesse

gesetzlichen Anpassungen.