Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie weiterer anwendbarer Datenschutzvorschriften.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber:

  • welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten,
  • zu welchen Zwecken dies geschieht,
  • auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt,
  • wie lange Daten gespeichert werden,
  • welche Rechte Ihnen zustehen.

2. Verantwortliche Stelle

Jan Kleinig Coaching
Inhaber: Jan Kleinig
Hauptstraße 28
55469 Belgweiler

Telefon: +49 6761 1209627
E-Mail: info@jan-kleinig-coaching.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist aufgrund der Unternehmensgröße gesetzlich nicht erforderlich und wurde nicht bestellt.

3. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich:

  • zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
  • auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),
  • zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO),
  • zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Besondere Kategorien personenbezogener Daten werden ausschließlich verarbeitet, soweit dies für die Durchführung des Coachings erforderlich ist und eine entsprechende Einwilligung vorliegt.

4. Datenerfassung auf der Website

Hosting

Diese Website wird auf selbst betriebener Infrastruktur in Deutschland gehostet.

Beim Besuch der Website werden automatisch Informationen durch den Webserver erfasst und in Server-Logfiles gespeichert. Hierzu gehören insbesondere:

  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • aufgerufene Seiten und Dateien
  • Browsertyp und Browserversion
  • verwendetes Betriebssystem
  • Referrer-URL
  • Hostname des zugreifenden Rechners

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren Bereitstellung der Website, der Fehleranalyse und der Abwehr missbräuchlicher Zugriffe.

Cookies und Einwilligungsmanagement

Diese Website verwendet Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und bestimmte Informationen enthalten.

Einige Cookies sind technisch erforderlich, um die Funktionalität der Website sicherzustellen. Weitere Cookies oder vergleichbare Technologien werden ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung eingesetzt.

Zur Verwaltung der eingesetzten Cookies und der erteilten Einwilligungen verwenden wir das Consent-Management-Tool Complianz.

Beim Aufruf der Website wird Ihnen ein entsprechender Cookie-Hinweis angezeigt. Über diesen können Sie festlegen, welche Kategorien von Cookies Sie zulassen möchten.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder anpassen. Die Änderung der Einstellungen ist über die Cookie-Einstellungen auf der Website möglich.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer technisch fehlerfreien Bereitstellung der Website).

Weitere Informationen zu den eingesetzten Cookies und deren Speicherdauer finden Sie in der Cookie-Richtlinie dieser Website.

Google Search Console

Zur Suchmaschinenoptimierung nutzen wir die Google Search Console der Google Ireland Limited.

Die Google Search Console dient ausschließlich der technischen Analyse der Auffindbarkeit unserer Website in Suchmaschinen. Eine direkte Verarbeitung personenbezogener Daten von Websitebesuchern durch uns erfolgt hierbei nicht.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen (z. B. per E-Mail oder Telefon), werden Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kommunikation).

6. Kontaktformular

Für Kontaktanfragen nutzen wir Formulare von Kit.com.

Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • Nachrichteninhalt

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

7. Terminbuchungen

Für Terminvereinbarungen nutzen wir eine selbst gehostete Cal.diy-Instanz.

Im Rahmen einer Terminbuchung können folgende Daten verarbeitet werden:

  • Name
  • E-Mail-Adresse
  • Terminangaben
  • freiwillige Angaben im Nachrichtenfeld

Terminbestätigungen, Terminänderungen sowie weitere terminbezogene Kommunikation erfolgen über Google Workspace (Gmail und Google Kalender).

Dabei können personenbezogene Daten wie Name, E-Mail-Adresse sowie Termininformationen verarbeitet werden.

Google kann Daten auf Servern außerhalb der Europäischen Union verarbeiten. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage der von Google bereitgestellten Standardvertragsklauseln sowie weiterer geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Coachingbezogene Datenverarbeitung

Coaching-Dokumentation

Im Rahmen von Coaching-Leistungen verarbeiten wir insbesondere:

  • Kontaktdaten
  • Coachingziele
  • Sitzungsdokumentationen
  • Persönlichkeitsprofile
  • freiwillige Angaben zur persönlichen Situation

Die Dokumentation erfolgt über selbst betriebene Systeme, insbesondere Planka und Paperless-NGX.

Deep O.C.E.A.N. Assessment

Für Persönlichkeitsanalysen nutzen wir das Deep O.C.E.A.N. Assessment des Deep O.C.E.A.N. Institute.

Dabei werden die Antworten auf die Assessment-Fragen durch das Institute verarbeitet.

Bei uns werden ausschließlich die resultierenden Persönlichkeitsprofile und Auswertungsdokumente gespeichert, nicht jedoch die einzelnen Antworten des Assessments.

Die Ergebnisse dienen ausschließlich der Persönlichkeitsentwicklung und stellen keine psychologische Diagnose dar.

Videocoachings (Zoom)

Für Online-Coachings nutzen wir Zoom Video Communications, Inc.

Eine Aufzeichnung von Coaching-Sitzungen erfolgt grundsätzlich nicht.

Der Zoom AI Companion kann zur Erstellung automatisierter Besprechungszusammenfassungen genutzt werden. Die Nutzung erfolgt ausschließlich nach vorheriger ausdrücklicher Zustimmung des Coachees.

Die Zusammenfassungen dienen ausschließlich der Dokumentation des Coachingprozesses.

Coaching ersetzt keine medizinische, psychotherapeutische oder psychiatrische Behandlung.

9. Newsletter

Für Newsletter und E-Mail-Marketing nutzen wir Kit.com.

Dabei können folgende Daten verarbeitet werden:

  • E-Mail-Adresse
  • Vorname
  • Nachname

Die Anmeldung erfolgt über das Double-Opt-In-Verfahren.

Hierbei speichern wir Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt sowie technische Nachweisdaten, um die erteilte Einwilligung dokumentieren zu können.

Eine Abmeldung vom Newsletter ist jederzeit über den entsprechenden Link im Newsletter möglich.

10. Widerrufsformular

Für die digitale Übermittlung von Widerrufen nutzen wir ein selbst gehostetes Formular auf Basis von n8n.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • Vorname
  • Nachname
  • Firma
  • E-Mail-Adresse
  • Bestellnummer
  • Produkt
  • Nachrichteninhalt

Pflichtfeld ist ausschließlich die E-Mail-Adresse.

Die Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung des Widerrufs verwendet.

11. Automatisierungen (n8n)

Wir betreiben eine selbst gehostete Automatisierungsplattform auf Basis von n8n.

Diese wird insbesondere für folgende Prozesse genutzt:

  • Terminbuchungen
  • Newsletterprozesse
  • Widerrufsbearbeitung
  • interne Geschäftsprozesse

Die Verarbeitung erfolgt auf eigener Infrastruktur über verschlüsselte Verbindungen.

12. Kommunikation über Messenger

Auf Wunsch können folgende Messenger-Dienste genutzt werden:

  • WhatsApp
  • Telegram
  • Signal

Bei der Nutzung von WhatsApp, Telegram oder Signal können personenbezogene Daten an Server der jeweiligen Anbieter übertragen werden.

Je nach Anbieter kann dabei eine Verarbeitung in Staaten außerhalb der Europäischen Union erfolgen.

Die Nutzung dieser Kommunikationswege erfolgt ausschließlich auf Wunsch des Nutzers.

Für besonders sensible Informationen empfehlen wir weiterhin die Kommunikation per E-Mail oder Videocall.

13. Dokumentenmanagement und Selfhosting

Zur sicheren Datenverarbeitung nutzen wir überwiegend selbst betriebene Systeme, insbesondere:

  • Paperless-NGX
  • Planka
  • NAS- und Serverinfrastruktur

Diese Systeme sind durch technische und organisatorische Maßnahmen abgesichert, insbesondere durch:

  • Zugriffskontrollen
  • Netzwerksegmentierung
  • Firewall-Systeme
  • Transportverschlüsselung
  • regelmäßige Sicherheitsupdates

14. Datensicherheit und Backups

Zur Sicherstellung der Datenintegrität nutzen wir:

  • verschlüsselte lokale Backups
  • verschlüsselte Offsite-Backups
  • verschlüsselte Cloud-Backups über Google Drive

Die Verschlüsselung erfolgt bereits vor der Übertragung in externe Speicherorte.

Die verschlüsselten Cloud-Backups werden in Google Drive gespeichert. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten kann hierbei auch außerhalb der Europäischen Union erfolgen. Die Daten werden bereits vor der Übertragung verschlüsselt und können von Google nicht ohne Weiteres eingesehen werden.

15. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Insbesondere gelten folgende Richtwerte:

  • Vertrags- und Rechnungsdaten: bis zu 10 Jahre
  • Newsletterdaten: bis zum Widerruf
  • Kommunikationsdaten: bis zu 3 Jahre
  • Coachingdaten: solange dies für Durchführung und Nachbereitung des Coachings erforderlich ist

Anschließend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

16. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich:

  • zur Vertragserfüllung,
  • bei gesetzlicher Verpflichtung,
  • auf Grundlage berechtigter Interessen,
  • mit Ihrer Einwilligung.

Soweit erforderlich bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

17. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Widerruf erteilter Einwilligungen

Anfragen richten Sie bitte an:

info@jan-kleinig-coaching.de

18. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der für Ihren Wohnsitz oder den Sitz unseres Unternehmens zuständigen Behörde.

19. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst, insbesondere bei:

  • technischen Änderungen,
  • Änderungen der Geschäftsprozesse,
  • gesetzlichen Änderungen.